Para las empresas, tener una plantilla de correo electrónico de factura profesional puede hacer que comunicar las expectativas de pago a los clientes sea simple y eficiente. Hemos recopilado 10 de los mejores ejemplos de plantillas de correo electrónico de facturas que son fáciles de personalizar y garantizan que las facturas se envíen rápidamente, con toda la información importante incluida. Con estas plantillas, puede proporcionar a los clientes recordatorios precisos, notas amigables y detalles de facturación precisos. ¡Empecemos!
¿Qué es un correo electrónico de factura?
Un correo electrónico de factura es un mensaje automatizado enviado a los clientes que incluye el monto de pago esperado y otros detalles relevantes. Los correos electrónicos de facturas se pueden utilizar para recordar a los clientes sus obligaciones de pago, proporcionarles información de facturación detallada y realizar un seguimiento de las facturas a lo largo del tiempo.
Al automatizar este proceso, las empresas pueden ahorrar tiempo valioso, garantizar pagos precisos y mantener una relación profesional con sus clientes.
¿Por qué debería utilizar una plantilla de factura por correo electrónico?
El uso de plantillas de facturas por correo electrónico puede ayudarle a agilizar su proceso de facturación y facturación como propietario de una empresa. Con una plantilla de factura por correo electrónico, puede crear fácilmente facturas completas para enviarlas a los clientes con solo hacer clic en un botón.
Las plantillas de facturas por correo electrónico también brindan más precisión y transparencia en términos de pagos, ya que la información de pedidos, costos, envío y pago se puede rastrear automáticamente. Esto ayuda a garantizar que el cliente reciba facturas precisas, lo que no solo garantiza pagos puntuales sino que también reduce los pagos atrasados.
Cómo escribir plantillas de correo electrónico de facturas
Escribir una plantilla de correo electrónico de factura eficaz para su empresa puede ayudar a agilizar el proceso de facturación y facturación. A continuación se presentan cinco consejos a considerar al crear una plantilla de correo electrónico de factura:
Incluya detalles importantes del cliente. Asegúrese de incluir información de identidad y de contacto del cliente, así como detalles del pedido, como descripciones y costos del producto, información de envío e impuestos, así como fechas de vencimiento de pago.
Utilice un tono profesional. Mantenga un lenguaje neutral y educado y al mismo tiempo mantenga un tono profesional apropiado para la comunicación empresarial.
Personalice los correos electrónicos. Personaliza las plantillas agregando el nombre del cliente u otros toques personales para que se sientan más personalizadas.
Verifique dos veces la precisión. Antes de enviar los correos electrónicos, verifique que toda la información incluida sea precisa para evitar complicaciones en el futuro.
Incluir opciones de pago. Asegúrese de incluir instrucciones de pago, opciones u otros detalles sobre cómo el cliente puede realizar sus pagos de manera oportuna.
Ejemplos útiles de plantillas de correo electrónico de facturas
Hay una variedad de plantillas de correo electrónico de facturas disponibles que se adaptan a diferentes tipos de empresas y se pueden personalizar para satisfacer las necesidades y preferencias específicas de cada empresa. Con estas plantillas, las empresas pueden ahorrar tiempo y energía al crear facturas precisas y oportunas con solo unos pocos clics. Echemos un vistazo a algunos correos electrónicos de facturas que puede usar en su propio negocio como inspiración para escribir un correo electrónico de factura, o usarlos tal cual...
Plantilla de correo electrónico de factura de presentación del cliente
Se debe utilizar un mensaje de correo electrónico con factura de presentación de cliente al presentar sus servicios a un nuevo cliente. He aquí un ejemplo:
Línea de asunto: ¡Bienvenido a bordo __________!
Estimado __________,
Nos complace presentarle nuestros servicios. Ofrecemos __________ a precios competitivos.
Como parte de nuestro acuerdo estándar, el pago vence dentro de los __________ días/semanas posteriores a la entrega de la factura. Aceptamos pago antes de __________. Habrá una multa por pago atrasado de __________ si recibimos el pago después de la fecha de vencimiento.
Si tiene alguna pregunta, no dude en contactarnos en __________ o acceder a nuestro sitio web en __________.
¡Gracias por tomarse el tiempo para considerar nuestros servicios y esperamos trabajar con usted pronto!
Atentamente,
__________
Próxima plantilla de correo electrónico de factura de recordatorio de pago
Se debe utilizar una plantilla de correo electrónico de factura de recordatorio de pago próximo para recordar a los clientes sobre un pago inminente o vencido. Veamos un ejemplo:
Línea de asunto: Recordatorio de pago de la factura No. __________
Estimado __________,
Este es un recordatorio amistoso de que su pago de la Factura No. __________ vence el __________.
La factura incluye lo siguiente:
Descripción del producto/servicio: __________
Costo: __________
Información de envío e impuestos: __________
Aceptamos pago antes de __________. Los pagos atrasados estarán sujetos a un cargo por pago atrasado de __________. Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con su pago, comuníquese con nosotros al __________.
¡Gracias por su pronta atención a este asunto y esperamos continuar trabajando con usted!
Atentamente,
__________
Plantilla de correo electrónico de factura vencida
Los correos electrónicos de facturas vencidas deben usarse para recordar cortésmente a los clientes un pago vencido. Aquí hay una plantilla de ejemplo:
Línea de asunto: La factura No. __________ está vencida
Estimado __________,
Este es un recordatorio amistoso de que su pago de la factura No. __________ ya está vencido. Aceptamos pago antes de __________. Asegúrese de incluir un cargo por pago atrasado de __________ con su pago.
No dude en contactarnos al __________ si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con su pago.
Apreciamos su pronta atención a este asunto y esperamos continuar nuestra relación comercial.
Atentamente,
__________
[Nombre de empresa]
Plantilla de correo electrónico de factura vencida
Esta plantilla se utiliza mejor para recordatorios de pagos con más de dos semanas de retraso. He aquí un ejemplo:
Línea de asunto: La factura No. __________ está vencida
Estimado __________,
Queríamos recordarle que la factura No. __________ ya tiene más de dos semanas de vencimiento. El pago debe realizarse antes de __________ para evitar sanciones y cargos adicionales. Aceptamos pago antes de __________.
Si tiene alguna pregunta, comuníquese con nosotros al __________.
Le agradecemos su atención a este asunto y agradeceríamos el pronto pago.
Atentamente,
__________
Plantilla de correo electrónico de factura con información de pago vencida
Se debe utilizar una plantilla de correo electrónico de factura con información de pago caducada cuando la información de pago de un cliente haya caducado o esté desactualizada. Veamos un ejemplo a continuación:
Línea de asunto: Información de pago requerida para la factura No. __________
Estimado __________,
Este es un recordatorio de que su información de pago registrada para la Factura No. __________ ha caducado o está desactualizada. Proporcione la información más reciente antes del __________ para procesar su pago y evitar cargos por pagos atrasados u otras sanciones. Aceptamos pago antes de __________.
Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda, comuníquese con nosotros al __________.
Agradecemos su pronta atención a este asunto.
Atentamente,
__________
Plantilla de correo electrónico de factura de varios artículos
Esta plantilla se utiliza mejor para recordatorios de pagos vencidos de varios artículos. A continuación se muestra una plantilla de ejemplo que puede utilizar en su negocio:
Línea de asunto: Próximo recordatorio de pago para __________
Hola __________,
Esta factura es para recordarle que los pagos de sus compras recientes vencen antes del __________. Los conceptos incluidos en esta factura son los siguientes:
Producto/Servicio 1: __________
Producto/Servicio 2: __________
Producto/Servicio 3: __________
Aceptamos pago antes de __________. Los pagos atrasados estarán sujetos a un cargo por pago atrasado de __________. Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con su pago, comuníquese con nosotros las 24 horas del día, los 7 días de la semana al __________.
Atentamente,
__________
Plantilla de correo electrónico de factura de facturas recurrentes
Para facturas recurrentes, se deben enviar recordatorios periódicos a los clientes. Aquí tienes una plantilla de ejemplo:
Línea de asunto: __________ Recordatorio de pago de facturas recurrentes
Hola __________,
Este correo electrónico es para recordarle que el pago de su factura recurrente de __________ vence antes del __________. Aceptamos __________ pagos en línea o por teléfono.
¿Tiene preguntas sobre su pago? Contactanos en __________.
Atentamente,
__________
Plantilla de correo electrónico de factura de pago inicial
Si requiere que los clientes realicen un pago inicial antes de completar su pedido, esta plantilla les ayudará a recordar sus pagos pendientes.
Línea de asunto: Pago inicial vencido para __________
Estimado __________,
Este es un recordatorio amistoso de que el pago inicial de su pedido de __________ vence antes del __________. Puede realizar su pago en línea a través de __________.
Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con el pago, comuníquese con nosotros al __________.
Gracias,
__________
Plantilla de correo electrónico de factura de pago avanzado
Cuando los clientes necesitan realizar un pago por adelantado, un correo electrónico de recordatorio puede ayudarles a mantener el rumbo. A continuación se muestra un ejemplo de mensaje de correo electrónico de factura que puede utilizar:
Línea de asunto: Pago por adelantado requerido para __________
Estimado __________,
Este es un recordatorio amistoso de que el pago por adelantado de su pedido de __________ vence antes del __________. Puede realizar su pago en línea al __________ o llamando a __________.
¡Gracias por su pronta atención, a este asunto! Comuníquese con nosotros al __________ si necesita ayuda.
Atentamente,
__________
Plantilla de correo electrónico de factura para clientes contratados
Para clientes contratados, envíe recordatorios de pago vencido utilizando esta plantilla:
Línea de asunto: Recordatorio de pago para el contrato No. __________
Hola __________,
Este correo electrónico sirve como recordatorio de que el pago del Contrato No. __________ vence antes del __________.
Puede pagar rápida y fácilmente en línea a __________ o llamándonos al __________ lunes de lunes a viernes entre las horas de __________.
Si necesita ayuda, no dude en comunicarse con nosotros por correo electrónico a __________ o llamando al servicio de atención al cliente al __________.
Gracias,
__________
¿Cómo se envía cortésmente una factura por correo electrónico?
Cuando las pequeñas empresas envían facturas, deben asegurarse de incluir un mensaje breve pero informativo que explique por qué se envía la factura y qué métodos de pago se aceptan junto con la factura adjunta. Tener la factura adjunta hace que sea más fácil para los clientes ver y pagar de inmediato sin necesidad de buscar la información en un correo electrónico o sitio web separado.
¿Qué debes incluir en una factura por correo electrónico?
Una factura por correo electrónico debe incluir detalles clave como el nombre del remitente, información de contacto, información de la empresa, desgloses de los bienes o servicios proporcionados, costo total y fecha de vencimiento del pago. También se debe incluir una descripción clara de cómo pagar la factura. Para facilitar el procesamiento, incluya un número de factura para el producto/servicio ofrecido y considere utilizar software de facturación o software de contabilidad. Para garantizar el pago puntual, se debe mantener un tono informativo pero cortés en el cuerpo del correo electrónico.
¿Cómo se envía por correo electrónico una factura vencida?
Al enviar correos electrónicos a los clientes sobre facturas vencidas, es importante tener en cuenta la fecha límite de pago o la fecha de vencimiento, los cargos por pagos atrasados que se hayan acumulado y un recordatorio cortés para pagar el monto total lo antes posible. Debe utilizar un tono amigable pero firme cuando solicite el pago para mantener el profesionalismo y animarlos a pagar. Es beneficioso ofrecer múltiples opciones de pago, como tarjetas de crédito o transferencias electrónicas.
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Imagen: Elementos Envato
Este artículo, "10 ejemplos de plantillas de correo electrónico de factura” fue publicado por primera vez el Tendencias de las pequeñas empresas