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Durante muchos años, la inteligencia artificial (IA) fue inaccesible para las pequeñas empresas. La tecnología era demasiado nueva para ser asequible en general y aún se estaban estableciendo sus limitaciones. Como resultado, la mayoría de las empresas no estaban familiarizadas con sus implicaciones y potencial para aumentar la eficiencia de las operaciones de las pequeñas empresas.
Espero que 2023 se oponga a esta tendencia y consolide el lugar de AI como un pilar en el espacio SaaS para pequeñas empresas. Muchos factores contribuirán, pero el impulsor principal seguirá siendo en gran medida el mismo: la entrada de AI en la corriente principal como autoinclusiones en el software de toda la organización. Ya estamos viendo esto dentro de las aplicaciones de oficina: conjuntos de programas que incluyen chat, correo electrónico, uso compartido de archivos y otras piezas de software colaborativo para pequeñas empresas centrado en la experiencia de los empleados.
En Zoho, ofrecemos un conjunto completo de estas aplicaciones llamado Lugar de trabajo, pero la mayoría de los proveedores de SaaS para pequeñas empresas tienen al menos una de estas aplicaciones entre sus productos.
La IA dentro de las aplicaciones de oficina sigue siendo un concepto relativamente nuevo, así que aquí hay más información sobre cómo la tecnología puede ayudar a las pequeñas empresas hoy y lo que esas empresas necesitan saber sobre el futuro de la IA dentro del software de oficina.
Pequeño pero poderoso
Es comprensible que las pequeñas empresas se sientan abrumadas ante la idea de usar la IA a diario. Hasta hace poco, la tecnología estaba escasamente disponible y estaba plagada de errores. Como tal, su uso quedó relegado a empleados que tenían un poco de conocimiento tecnológico. Ya no. La IA moderna vive en un segundo plano, ejecutando tareas de soporte que permiten a los empleados redirigir su tiempo y que requieren un conocimiento digital inicial mínimo. De hecho, la IA dentro de las aplicaciones de oficina pronto puede guiar a los empleados para que aprovechen al máximo su tiempo.
Por ejemplo, considere una serie de reuniones convocadas para solucionar un proyecto importante de un cliente que ha tenido algunos inconvenientes. El primero se lleva a cabo en persona, donde se toman notas a mano y se comparte una foto de esas notas con la lista de asistentes. Más tarde, algunos empleados remotos asisten a una videollamada para hablar directamente sobre sus nuevas prioridades y compartir una presentación actualizada del cliente que describe los próximos pasos.
Una pieza robusta de IA colaborativa puede recopilar los registros dispares de estas reuniones (notas escritas a mano, transcripciones de video e imágenes incrustadas) y comparar las nuevas piezas de información con la hoja de ruta del proyecto original. Esto incluye hacer que la IA escanee la nota escrita a mano y la convierta a formato digital, además de analizar las imágenes en busca de contenido. Luego, la lista de tareas de cada empleado se puede actualizar y sincronizar con otros miembros del equipo para obtener la máxima visibilidad y el mínimo tiempo de acción.
Todas estas acciones también podrán ocurrir dentro de las aplicaciones de oficina, sin necesidad de productos adicionales, lo cual es de particular importancia para las pequeñas empresas cuyos empleados pueden no haber establecido un flujo de trabajo estandarizado.
Este potencial representa un momento ideal para que las pequeñas empresas se aseguren de haber establecido una base sólida de software de oficina para aprovechar al máximo la IA. Esto comienza con la capacitación, ya que el software solo puede aprender solo si comienza con el pie derecho. Idealmente, la capacitación incluye asistencia humana para verificar el sesgo de datos y priorizar la unificación en la construcción de su conjunto de tecnología.
Un lugar de trabajo unificado es aquel en el que las aplicaciones internas son producidas por un solo proveedor para garantizar que la comunicación y la seguridad en todo el ecosistema se mantengan constantes y reduzcan la posibilidad de redundancia. Es mucho más fácil para las pequeñas empresas comenzar su viaje de software con el pie derecho y unificado en lugar de reconfigurar un sistema inconexo a medida que crecen.
Destacado en seguridad
Cuanto más se base la IA de una empresa en datos sólidos, más capaz se volverá para manejar y priorizar tareas de forma autónoma. Pero, donde abundan los datos, como podría ocurrir cuando crecen las pequeñas empresas, el riesgo de problemas de seguridad sigue siendo alto. Es probable que las pequeñas empresas crean que operar desde una base de datos compartida significa que existe una ubicación única donde un ataque puede tener el mayor efecto, y gran parte de los recursos de una empresa deberán destinarse a mantener la privacidad.
Sin embargo, la IA en sí misma permite una mayor seguridad, y la tecnología solo mejorará con el tiempo. Durante el proceso de capacitación, los empleados pueden alimentar y etiquetar puntos de datos atípicos para darle a la IA una idea de lo que constituye una violación de datos y luego corregir el curso identificando falsos positivos. Una vez más, cuando la IA de una empresa se carga por adelantado con datos relevantes, puede verificar dos veces que los resultados avancen por sí solo.
Los lugares de trabajo unificados refinan aún más el proceso de verificación de errores al ofrecer muchas más pistas contextuales que un sistema basado en una variedad de proveedores. No hay forma de saber cómo se transferirá la información a través de dos sistemas completamente diferentes, particularmente el de una violación de datos, y es imposible saber con precisión cuándo tomará medidas cada empresa para evitar más problemas. Sin embargo, un solo proveedor puede implementar de manera rápida y eficiente una actualización en todo el ecosistema, además de monitorear fácilmente la actividad en todas sus aplicaciones de oficina.
Elevando cada tarea
Si bien las características de mayor escala de la IA atraen mucha atención, es la simplicidad de los detalles diabólicos lo que se destaca. Considere la situación descrita anteriormente, en la que las notas y los archivos de varias reuniones se consolidan e integran en el flujo de trabajo de una empresa. El proceso puede ser sólido, pero si hay inconsistencias o errores en la entrada, es probable que la IA no proporcione precisión.
Afortunadamente, la IA actual y futura se enfoca en todas las tareas de trabajo, sin importar cuán pequeñas sean, comenzando con características que los empleados podrían esperar en otros lugares pero que quizás no hayan experimentado en un sistema unificado. Por ejemplo, el corrector ortográfico impulsado por IA va más allá de las palabras mismas para resaltar los errores gramaticales e indicar dónde se requiere más contexto.
Debido a la unificación, esta forma de IA está disponible en múltiples aplicaciones dentro de la máquina de un empleado, incluidos navegadores y programas de redes sociales. Si los dispositivos de un empleado están conectados al sistema unificado, AI puede rastrear su uso y regular qué tipos de archivos se pueden instalar y el nivel de acceso que puede tener un usuario externo. Cada una de estas acciones se puede comunicar a otros por correo electrónico o chat.
El desarrollo de Office AI está operando actualmente en una hoja de ruta acelerada hacia la sostenibilidad y la longevidad. Entrenar un sistema para realizar algunas tareas es mucho menos eficiente que instalar una IA que, si bien requiere algo de tiempo por adelantado, logra crecer y manejar los flujos de trabajo actuales y nuevos a medida que surgen.
Pronto, la tecnología de IA no se verá como una característica adicional o algo agradable, sino como una herramienta esencial de productividad en el lugar de trabajo. Cuando esto suceda, las empresas con experiencia previa en inteligencia artificial estarán posicionadas para adelantarse a la competencia, por lo que sería prudente que las pequeñas empresas comenzaran a usar este software en sus oficinas hoy.
Por Ramprakash "Ram" Ramamoorthy
Este artículo, "La IA de las pequeñas empresas tiene grandes implicaciones en el lugar de trabajo” fue publicado por primera vez el Tendencias de las pequeñas empresas