Per le aziende, disporre di un modello e-mail di fattura professionale può rendere semplice ed efficiente la comunicazione delle aspettative di pagamento ai clienti. Abbiamo compilato 10 dei migliori esempi di modelli di fattura e-mail facili da personalizzare e che garantiscono che le fatture vengano inviate rapidamente, con tutte le informazioni importanti incluse. Con questi modelli puoi fornire ai clienti promemoria accurati, note amichevoli e dettagli di fatturazione precisi. Iniziamo!
Che cos'è un'e-mail di fattura?
Un'e-mail di fattura è un messaggio automatizzato inviato ai clienti che include l'importo del pagamento previsto e altri dettagli rilevanti. Le e-mail di fatturazione possono essere utilizzate per ricordare ai clienti i loro obblighi di pagamento, fornire loro informazioni dettagliate sulla fatturazione e tenere traccia delle fatture nel tempo.
Automatizzando questo processo, le aziende possono risparmiare tempo prezioso, garantire pagamenti accurati e mantenere un rapporto professionale con i propri clienti.
Perché dovresti utilizzare un modello di fattura via email?
L'utilizzo dei modelli di fattura e-mail può aiutarti a semplificare il processo di fatturazione e fatturazione per te come imprenditore. Con un modello di fattura e-mail, puoi creare facilmente fatture complete da inviare ai clienti con un semplice clic.
I modelli di fattura e-mail forniscono inoltre maggiore precisione e trasparenza in termini di pagamenti poiché le informazioni sugli ordini, sui costi, sulla spedizione e sul pagamento possono essere tracciate automaticamente. Ciò aiuta a garantire che il cliente riceva fatture accurate che non solo garantiscono pagamenti tempestivi ma riducono anche i ritardi di pagamento.
Come scrivere modelli di email per fatture
Scrivere un modello di fattura email efficace per la tua azienda può aiutarti a semplificare il processo di fatturazione. Di seguito sono riportati cinque suggerimenti da considerare quando si crea un modello di email di fattura:
Includi dettagli importanti del cliente. Assicurati di includere le informazioni di contatto e identità del cliente, nonché i dettagli dell'ordine come descrizioni e costi del prodotto, informazioni sulla spedizione e sulle tasse, nonché le date di scadenza del pagamento.
Usa un tono professionale. Mantieni un linguaggio neutro ed educato pur mantenendo un tono professionale appropriato per la comunicazione aziendale.
Personalizza le email. Personalizza i modelli aggiungendo il nome del cliente o altri tocchi personali per farli sembrare più personalizzati.
Doppio controllo per la precisione. Prima di inviare le e-mail, ricontrolla l'accuratezza di tutte le informazioni incluse per evitare complicazioni in futuro.
Includi opzioni di pagamento. Assicurati di includere istruzioni di pagamento, opzioni o altri dettagli su come il cliente può effettuare i pagamenti in modo tempestivo.
Esempi utili di modelli di email per fatture
Sono disponibili numerosi modelli di fatture e-mail che si rivolgono a diversi tipi di attività e possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze e le preferenze specifiche di ciascuna azienda. Con questi modelli, le aziende possono risparmiare tempo ed energia creando fatture puntuali e precise in pochi clic. Diamo un'occhiata ad alcune e-mail di fattura che puoi utilizzare nella tua attività come ispirazione per scrivere un'e-mail di fattura o utilizzarla così com'è...
Modello e-mail di fattura per presentazione al cliente
È necessario utilizzare un messaggio e-mail con fattura di presentazione del cliente quando si presenta un nuovo cliente ai propri servizi. Ecco un esempio:
Oggetto: Benvenuto a bordo __________!
Caro __________,
Siamo lieti di presentarvi i nostri servizi. Offriamo __________ a prezzi competitivi.
Come parte del nostro contratto standard, il pagamento è dovuto entro __________ giorni/settimane dalla consegna della fattura. Accettiamo pagamenti entro __________. Se riceviamo il pagamento dopo la data di scadenza, sarà applicata una penale per ritardato pagamento pari a __________.
In caso di domande, non esitate a contattarci all'indirizzo __________ o ad accedere al nostro sito Web all'indirizzo __________.
Grazie per aver dedicato del tempo a considerare i nostri servizi e non vediamo l'ora di lavorare con voi presto!
Cordiali saluti,
__________
Modello email per fattura di promemoria del pagamento imminente
È opportuno utilizzare un modello e-mail di fattura per promemoria di pagamento imminente per ricordare ai clienti un pagamento imminente o scaduto. Diamo un'occhiata ad un esempio:
Oggetto: Sollecito di pagamento per la fattura n. __________
Caro __________,
Questo è un amichevole promemoria che il pagamento per la fattura n. __________ è dovuto il __________.
La fattura include quanto segue:
Descrizione del prodotto/servizio: __________
Costo: __________
Informazioni sulla spedizione e sulle tasse: __________
Accettiamo pagamenti entro __________. I pagamenti in ritardo saranno soggetti ad una penale di __________. Se hai domande o hai bisogno di assistenza con il pagamento, contattaci all'indirizzo __________.
Grazie per la tempestiva attenzione prestata a questo argomento e non vediamo l'ora di continuare a lavorare con voi!
Cordiali saluti,
__________
Modello email per fatture scadute
Le e-mail con fatture scadute dovrebbero essere utilizzate per ricordare educatamente ai clienti un pagamento scaduto. Ecco un modello di esempio:
Oggetto: La fattura n. __________ è scaduta
Caro __________,
Questo è un promemoria amichevole che il pagamento per la fattura n. __________ è ormai scaduto. Accettiamo pagamenti entro __________. Assicurati di includere una penale per il ritardo di __________ nel pagamento.
Non esitate a contattarci all'indirizzo __________ se avete domande o avete bisogno di assistenza con il pagamento.
Apprezziamo la vostra tempestiva attenzione a questo problema e non vediamo l'ora di continuare il nostro rapporto commerciale.
Distinti saluti,
__________
[Nome della ditta]
Modello e-mail per fatture scadute
Questo modello è ideale per i promemoria dei pagamenti scaduti da più di due settimane. Ecco un esempio:
Oggetto: La fattura n. __________ è scaduta
Caro __________,
Volevamo ricordarti che la fattura n. __________ è scaduta da più di due settimane. Il pagamento è richiesto da __________ per evitare ulteriori sanzioni e commissioni. Accettiamo pagamenti entro __________.
Per qualsiasi domanda contattateci al __________.
Vi ringraziamo per l'attenzione prestata a questo argomento e apprezzeremmo il pagamento tempestivo.
Cordiali saluti,
__________
Modello e-mail di fattura con informazioni sul pagamento scaduto
Un modello di email di fattura con informazioni di pagamento scaduto deve essere utilizzato quando le informazioni di pagamento di un cliente sono scadute o sono diventate obsolete. Diamo un'occhiata ad un esempio qui sotto:
Oggetto: Informazioni sul pagamento richieste per la fattura n. __________
Caro __________,
Questo è un promemoria che le informazioni di pagamento registrate per la fattura n. __________ sono scadute o sono diventate obsolete. Si prega di fornire le informazioni più recenti entro __________ al fine di elaborare il pagamento ed evitare penali per ritardo o altre penalità. Accettiamo pagamenti entro __________.
Se avete domande o avete bisogno di assistenza, contattateci all'indirizzo __________.
Apprezziamo la vostra tempestiva attenzione a questo argomento.
Cordiali saluti,
__________
Modello e-mail di fattura per più articoli
Questo modello è ideale per i promemoria dei pagamenti dovuti su più articoli. Ecco un modello di esempio che puoi utilizzare nella tua attività:
Oggetto: Sollecito di pagamento imminente per __________
Ciao __________,
Questa fattura serve per ricordarti che i pagamenti relativi ai tuoi acquisti recenti sono dovuti entro __________. Gli articoli inclusi in questa fattura sono i seguenti:
Prodotto/Servizio 1: __________
Prodotto/Servizio 2: __________
Prodotto/Servizio 3: __________
Accettiamo pagamenti entro __________. I pagamenti in ritardo saranno soggetti ad una penale di __________. Se hai domande o hai bisogno di assistenza con il pagamento, contattaci 24 ore su 24, 7 giorni su 7 al __________.
Distinti saluti,
__________
Modello email per fatture ricorrenti
Per le fatture ricorrenti, è necessario inviare promemoria regolari ai clienti. Ecco un modello di esempio per te:
Oggetto: __________ Promemoria ricorrente del pagamento delle fatture
Ciao __________,
Questa email ti ricorda che il pagamento ricorrente della fattura per __________ è dovuto entro __________. Accettiamo __________ pagamenti online o telefonici.
Hai domande riguardo al tuo pagamento? Contattaci al __________.
Cordiali saluti,
__________
Modello e-mail per fattura di acconto
Se richiedi ai clienti di effettuare un acconto prima di evadere l'ordine, questo modello aiuterà a ricordare loro i pagamenti in sospeso.
Oggetto: Acconto dovuto per __________
Caro __________,
Questo è un promemoria amichevole che l'acconto per il tuo ordine di __________ è dovuto entro __________. Puoi effettuare il pagamento online tramite __________.
In caso di domande o se hai bisogno di assistenza con il pagamento, contattaci all'indirizzo __________.
Grazie,
__________
Modello email per fattura di pagamento avanzata
Quando i clienti devono effettuare un pagamento anticipato, un'e-mail di promemoria può aiutarli a rimanere in linea. Ecco un esempio di messaggio email di fattura che puoi utilizzare:
Oggetto: Pagamento anticipato richiesto per __________
Caro __________,
Questo è un promemoria amichevole che il pagamento anticipato per il tuo ordine di __________ è dovuto entro __________. Puoi effettuare il pagamento online all'indirizzo __________ o chiamando __________.
Grazie per la vostra tempestiva attenzione a questa questione! Vi preghiamo di contattarci all'indirizzo __________ se avete bisogno di assistenza.
Cordiali saluti,
__________
Modello e-mail di fattura per i clienti con contratto
Per i clienti con contratto, inviare solleciti di pagamento dovuto utilizzando questo modello:
Oggetto: Sollecito di pagamento per il contratto n. __________
Ciao __________,
Questa e-mail serve a ricordare che il pagamento per il contratto n. __________ è dovuto entro __________.
Puoi pagare rapidamente e facilmente online all'indirizzo __________ o chiamandoci al __________ MF tra le ore __________.
Se hai bisogno di aiuto, non esitare a contattarci via e-mail all'indirizzo __________ o chiamando il servizio clienti al numero __________.
Grazie,
__________
Come si invia cortesemente una fattura via e-mail?
Quando le piccole imprese inviano fatture, devono assicurarsi di includere un messaggio breve ma informativo che spieghi il motivo per cui viene inviata la fattura e quali metodi di pagamento sono accettati insieme alla fattura allegata. Avere la fattura allegata rende più semplice per i clienti visualizzarla e pagare immediatamente senza dover cercare le informazioni in un'e-mail o un sito Web separato.
Cosa dovresti includere in una fattura via email?
Una fattura e-mail dovrebbe includere dettagli chiave come il nome del mittente, le informazioni di contatto, le informazioni sull'azienda, la descrizione dettagliata dei beni o dei servizi forniti, il costo totale e la data di scadenza del pagamento. Dovrebbe essere inclusa anche una descrizione chiara di come pagare la fattura. Per facilitare l'elaborazione, includi un numero di fattura per il prodotto/servizio offerto e valuta la possibilità di utilizzare un software di fatturazione o un software di contabilità. Per garantire un pagamento tempestivo, è necessario mantenere un tono informativo ma educato nel corpo dell'e-mail.
Come si invia via email una fattura scaduta?
Quando si inviano email ai clienti in merito alle fatture scadute, è importante annotare la scadenza o la data di scadenza del pagamento, eventuali penali per il ritardo maturate e un cortese promemoria per pagare l'intero importo il prima possibile. Dovresti usare un tono amichevole ma fermo quando richiedi il pagamento per mantenere la professionalità e incoraggiarli a pagare. È utile fornire più opzioni di pagamento come carte di credito o trasferimenti elettronici.
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Immagine: Elementi Envato
Questo articolo, "10 esempi di modelli di e-mail di fattura” è stato pubblicato per la prima volta su Tendenze delle piccole imprese